ビジネスマナー研修第3回（会議・電話応対）

新入社員の方向けにビジネスマナーの研修、第3回。

今日のテーマは「会議と電話応対」。

会議では、参加する時の心構えと会議中のマナーについて話しました。

それから、「もし自分が会議の準備を任せられたら？」何を決めなくてはいけないか、

どんなことが必要か考えてもらいました。

電話応対では、電話を受ける時とかける時の練習をしました。

新人の頃に電話を受けた時、困るのは担当者が席にいない時だと思います。

トイレに行ってるだけなのか、電話中なのか、外出中なのか、休暇なのか。

それぞれをどのように伝えて、どう対応すればいいのか。

それぞれの場面を想定して、1人1人演習しました。

想定外のことを言われると言葉に詰まったり、メモを取るのを忘れたりと、

演習することで、受け答えに必要な言葉と、確認しなければいけないことに

気づけたようです。

仕事で電話を取るのは、最初は誰でも怖いものです。

慣れるまでは、失敗もたくさんあることでしょう。

だからこそ、新人のうちにたくさん経験することが何より大切だと思います。

最初のうちは、質より量。

普段人と話すことができるのであれば、電話応対が「できない」という人はいません。

会話はキャッチボールですから、ビジネス用語がとっさに出てこなくても

相手が発しているメッセージを読み取ろうと思えば、会話は十分成り立ちます。

敬語や言い回しを意識しすぎて、電話の向こうにいる相手の気持ちが見えなくなるより、

「相手が望んでることは何かを最大限理解しようとする」気持ちこそが、

かけた相手にとっても気持ちがいい電話応対になるのではないでしょうか。

研修では、「これもこれも言えないといけないんだよ」とハードルを上げるよりも、

「こういう時にはこういう風に言えば大丈夫」とハードルを下げることで、

安心して電話を「とれる」ようになることを意識しています。