ビジネスマナー研修第6回（ビジネスメール)

新入社員の方向けにビジネスマナーの研修、第6回。

最終回の今日のテーマは「ビジネスメール」。

今の20代の方は、電話よりもメールの方が親しみやすいのかもしれません。

日頃プライベートで書いているメールと、ビジネスメールの何が違うかというと

「話し言葉」ではなく「書き言葉」で表現する、ことにあるでしょう。

そして、ビジネスメールの基本は、「短く」「簡潔に」書くことです。

それだけに、どうしても感情が伝わりにくい文章になります。

読む側の気持ちを意識して書かないと、「冷たい」印象の文章になるのです。

日本語の素晴らしいところは、そういう「冷たい」印象を和らげるような

「クッション言葉」があることだと思います。

「恐れ入りますが」「申し訳ありませんが」「お手数ですが」「ご迷惑をおかけしますが」

などなど、定番と言われる言葉だけでもバラエティ豊かにあります。

言っていることは同じでも、ただ「見ておいて下さい」と言われるよりも、

「お手数ですが、見ておいていただけないでしょうか」と言われた方が、

受けとりやすいのではないでしょうか。

ビジネスメールでよく使う「クッション言葉」の紹介をしながら、

メールで「依頼する時」「断る時」「謝る時」の書き方を、例文を交えて伝えました。

その時々の場面に応じた「言い方」と「丁寧さのレベル」があります。

ちょっとした依頼にまで丁寧すぎる敬語を使うと違和感があるし、

きちんと心を込めてお詫びをしたい時には敬意を感じさせる表現が適切ですし、

様々な表現を知っておくと役に立ちます。

ビジネスメールの基本は、「読む側の気持ちになって書く」ことにあると思います。